Privacybeleid

Inleiding

Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna de ‘AVG’) van toepassing verklaard. De AVG stelt de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese unie.

In dit privacybeleid zijn de vereisten uit de AVG verwerkt en wordt uitgelegd hoe Brainswitch omgaat met verwerkingen van persoonsgegevens. Deze informatievoorziening heeft betrekking op verwerkingen van persoonsgegevens welke te maken hebben met een aantal bedrijfsprocessen van Brainswitch en op verwerkingen van persoonsgegevens via de website www.brainswitch.nl.

Privacybeleid

Informatie over Brainswitch en contactmogelijkheden

Brainswitch is onderdeel van S-COPE BV. Maradata Holding BV van Tim Choy is 100% eigenaar van S-COPE BV. Brainswitch is een handelsnaam van Maradata Holding BV. Tim Choy voert zijn eigen praktijk onder de handelsmaatschappij S-COPE BV. Tim Choy is de bestuurder en tevens enige medewerker bij S-COPE BV.

​

S-COPE BV is ingeschreven onder inschrijvingsnummer 82545715 in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

​

S-COPE BV voert naast de praktijk voor mentale training ook andere activiteiten uit met betrekking tot mentale gezondheid (zie www.s-cope.nl).

Hieronder wordt de handelsnaam ‘Brainswitch’ gebruikt in plaats van S-COPE BV.

​

Brainswitch is een praktijk voor mentale training en geen therapeutische organisatie.

​

Binnen Brainswitch is Tim Choy verantwoordelijk voor de portefeuille ‘persoonsgegevens’. Voor vragen over het privacybeleid is hij bereikbaar op telefoonnummer +31 (0)6 - 208 208 22. Op de website, www.brainswitch.nl, vind je ook een contactformulier. Ook langs deze weg kun je contact opnemen.

​

Aanmeldingen en administratie

Aanmelding kan plaatsvinden via de website van Brainswitch, (beveiligde) email, telefonisch of schriftelijk. Alle aanmeldingen verlopen via Tim Choy.

Na de aanmelding worden jouw persoonsgegevens ingevoerd in de klantenadministratie van Brainswitch. Dit verloopt via Wix. De in de klantenadministratie ingevoerde persoonsgegevens blijven in ieder geval het gehele traject (en ook daarna in verband met administratieverplichtingen) opgeslagen in de deelnemersadministratie van Brainswitch. Het gaat hier om de volgende persoonsgegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum.

Deze persoonsgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard. Dit op basis van de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst (waarover later meer).

De intake en het vervolgtraject

Nadat jij je hebt aangemeld bij Brainswitch neemt Tim Choy een intake met je af.

Tim Choy legt bij de start van het traject een klantdossier aan. Het klantdossier kan bestaan uit de persoonsgegevens en documenten die relevant zijn voor het traject. De volgende persoonsgegevens kunnen zich, als dat noodzakelijk is voor het traject, in het klantdossier bevinden: administratieve gegevens (zie hierboven), beroep, opleidingsniveau, gezinssamenstelling, leefsituatie, sportsituatie, levensgeschiedenis, sportgeschiedenis, mentale en/of fysieke klachten, informatie over of en door wie de deelnemer eventueel is doorverwezen, somatische gegevens, medicijngebruik, psychiatrische of therapeutische voorgeschiedenis, probleemstelling, einddoel, informatie over aantal sessies, trajectverloop, huiswerkopdrachten, eventueel voorgeschreven trainingsmiddelen, informatie over contacten met derden.

Overleg met derden vindt alleen plaats met jouw toestemming. Er kan gerapporteerd worden naar een derde (bijvoorbeeld de verwijzer), alleen na jouw toestemming.

De persoonsgegevens worden maximaal 20 jaar bewaard. Dat is de wettelijke algemene bewaartermijn van een (klanten)dossier.

Facturatie

Brainswitch factureert rechtstreeks naar de klant. Brainswitch heeft geen contracten met zorgverzekeraars. Facturen van Brainswitch kunnen niet bij een zorgverzekeraar worden ingediend. Op de facturatie van Brainswitch is 21% BTW van toepassing. Brainswitch en/of Tim Choy hebben geen BIG registratie.

Voorafgaand aan iedere sessie ontvang je een factuur die op voorhand betaald dient te worden. De persoonsgegevens benodigd voor de facturatie worden maximaal 7 jaar bewaard op basis van de fiscale bewaarplicht.

Communicatie tussen trainer en klant

Voor de communicatie tussen trainer en klant adviseert Brainswitch om gebruik te maken van de e-mail en eventueel de chatfunctie van Wix, omdat dit een beveiligde omgeving is. Dit is vaak niet het geval als gebruik wordt gemaakt van chatfuncties, zoals bijvoorbeeld WhatsApp.

Andere verwerkingen van persoonsgegevens

Hiervoor is veel informatie gegeven over het traject. Hierna geeft Brainswitch informatie over een aantal andere verwerkingen van persoonsgegevens welke binnen haar organisatie plaatsvinden.

Administratieve gegevens voor de Belastingdienst

Op basis van de fiscale bewaarplicht, moet Brainswitch haar administratieve gegevens 7 jaar bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht Brainswitch persoonsgegevens moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op basis daarvan bewaard moeten worden), vind je op de website van de belastingdienst.

Agenda-afspraken

Brainswitch bewaart de naam en het telefoonnummer van mensen waar Tim Choy een zakelijke afspraak mee heeft gehad. Als het gaat om een afspraak met een klant, dan is deze verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de met Brainswitch gesloten overeenkomst. Het gaat dan om persoonsgegevens die horen bij het klantdossier.

Als het gaat om een afspraak met een (contact)persoon waarmee Brainswitch niet in een contractuele relatie staat (bijvoorbeeld een persoon die meer informatie wil of een leverancier), dan is deze verwerking noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Brainswitch. Dit is namelijk nodig in verband met de reguliere bedrijfsvoering van Brainswitch (zo kan bijvoorbeeld een (dag)planning gemaakt worden). In dat geval worden de persoonsgegevens maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment dat de betreffende afspraak heeft plaatsgevonden.

Let op dat je in dit kader te allen tijde gebruik kunt maken van je recht van bezwaar. Brainswitch zal dan de persoonsgegevens verwijderen. Verwijdering zal alleen worden geweigerd als Brainswitch dwingende gerechtvaardigde gronden heeft bij behoud van de persoonsgegevens die zwaarder wegen dan jouw belangen of als de persoonsgegevens verband houden met de organisatie, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Verkregen informatie via een digitaal contactformulier

Het is mogelijk dat je via een digitaal contactformulier op de website contact met Brainswitch opneemt. Brainswitch verwerkt de door jou verstrekte persoonsgegevens (in de meeste gevallen een naam, e-mailadres en telefoonnummer) voor de afhandeling van je vraag, klacht of andersoortige communicatie. Om contact op te kunnen nemen is het verplicht om een naam, e-mailadres en telefoonnummer in te vullen. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Brainswitch en van jou. De persoonsgegevens worden als uitgangspunt maximaal 4 weken bewaard. De persoonsgegevens worden langer bewaard als dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd.

Cookies

Brainswitch gebruikt verschillende cookies op haar website om je gebruikservaring te optimaliseren, het webgebruik te analyseren en voor persoonlijke advertentiedoeleinden.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen door de browser van je computer, tablet of smartphone.

Plaatsing van cookies, anders dan functionele of anonieme analytische cookies, vindt alleen plaats na toestemming door middel van een actieve handeling door jou als bezoeker. Je kunt je instellingen op ieder moment wijzigen via onze website.

Bewaartermijn

In dit privacybeleid is zoveel als mogelijk aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Brainswitch de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt.

Beveiliging

Brainswitch heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor wat betreft de organisatorische beveiliging is van belang om te vermelden dat medewerkers van Brainswitch zich dienen te houden aan een gegevensbeschermingsbeleid.

Verwerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Brainswitch worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat de website van Brainswitch host, maar ook de volgende verwerkers:

• Wix (verwerken klantgegevens);

• Google (voor analyse van website bezoek);

• Google mail (beveiligd e-mailen).

​

De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Brainswitch en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden (tenzij anders aangegeven in dit privacybeleid) niet verstrekt aan derden, tenzij Brainswitch daartoe verplicht is op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Jouw privacyrechten

Op basis van de AVG heb je een aantal rechten. Zo heb je het recht om Brainswitch te verzoeken om inzage (artikel 15 AVG) van en rectificatie (artikel 16 AVG) of verwijdering van jouw persoonsgegevens (artikel 17 AVG). Ook heb je het recht om Brainswitch te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (artikel 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) en het recht van bezwaar (artikel 21 AVG).

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen. Dat is namelijk niet altijd het geval. Voor meer informatie wordt verwezen naar de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je één of meer van de genoemde rechten gebruik wilt maken, dan kun je contact met Brainswitch opnemen via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen en afrondende opmerkingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, doordat nieuwe verwerkingen plaatsvinden of verwerkingen anders worden ingericht. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Op deze pagina heeft Brainswitch beschreven hoe Brainswitch omgaat met de verwerking van persoonsgegevens en op welke wijze Brainswitch de AVG binnen haar organisatie heeft geïmplementeerd. Mocht je hierover nog vragen hebben, dan verneemt Brainswitch dat graag.

​

Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 23 maart 2025.